Auto Service Center müssen Garantieleistungen oder kostenlose Service-Erstattungen für Dienstleistungen oder Teile, die während der Garantie- oder kostenlosen Servicezeit für ein Auto bereitgestellt wurden, anfordern. Die Antwort des OEM erfolgt in der Regel über umfassende Gutschriften, die oft mit Verzögerungen von bis zu mehreren Monaten einhergehen und Einzelheiten im Falle einer teilweisen Genehmigung oder Ablehnung enthalten. Jedes Service Center muss die von allen Marken, die sie bedienen, erhaltenen Gutschriften mit den Aufträgen und den für Kunden durchgeführten Arbeiten sowie den gestellten Garantie- oder kostenlosen Serviceanforderungen abgleichen und verwalten. Verpasste Erstattungen führen zu Einnahmeverlusten für das Auto Service Center.

Ein Roboter überprüft und lädt täglich neue Gutschriften für das Auto Service Center herunter. Er verarbeitet die Gutschriften und extrahiert alle verfügbaren Informationen aus den Dokumenten. Die Gutschriftzeilen werden auf der Grundlage vordefinierter Regeln und vereinbarter Margen mit den zuvor ausgeführten Arbeitsaufträgen abgeglichen. Besondere Gutschriftzeilen, die nicht den vereinbarten Regeln entsprechen, können manuell in einer benutzerdefinierten App abgeglichen werden. Ein Dashboard bietet Analysen und Einblicke in den Prozess, sodass Benutzer schnell Bestellungen identifizieren können, für die keine Antwort erhalten wurde, oder Bestellungen, bei denen ein erheblicher Unterschied zwischen der erwarteten und der erhaltenen Erstattung besteht.

Von über 20 Auto Service Centern verwendet, verarbeitet die Lösung automatisch mehr als 6000 Abgleiche pro Monat. Der umfangreiche Garantie-Inventurprozess, der zweimal im Jahr durchgeführt wird, hat seine Ausführungszeit von mehreren Tagen oder Wochen auf nur wenige Stunden reduziert.

Die Automatisierungsrate reicht von 80 % bis 99 %, abhängig von der Prozesseinhaltung der Benutzer und Marken. Ein verbesserter Cashflow ergibt sich aus der schnellen Identifizierung von Aufträgen ohne erhaltene Erstattungen.