Der Österreichischen Verband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BMÖ) hat den Austrian Supply Excellence & Digital Procurement Award zum 22. Mal vergeben. Honoriert wurden herausragende Lösungen in Einkauf und Supply Chain Management entlang der Lieferkette. Die Jury bewertete Innovationsgrad (Innovatorenrolle, Breitenwirkung), Durchführung (Projektmanagement, Teambildung, Rolle des Top-Managements, etc.), Kosten-Nutzen-Aspekte sowie Übertragbarkeit auf andere Unternehmen/Organisationen.

Eingereichter Prozess
„Automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit Generative AI
in der AGRANA Gruppe“

Jury Begründung
„Die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen (ABs) ist ein zentraler
Schritt im Beschaffungsprozess, um die Übereinstimmung von Bestellungen und Lieferungen sicherzustellen. Da ABs oft in unterschiedlichen Formaten, Sprachen und Layouts vorliegen, war dieser Prozess bisher manuell, zeitaufwändig und anfällig für Fehler. Mit der Verwendung von Generative Pre-trained Transformer konnte AGRANA Daten aus unstrukturierten Dokumenten unabhängig von Lieferanten automatisch extrahieren und verarbeiten. 398 Dokumente wurden mit einer Erfolgsrate von 95% verarbeitet. Die Kosten der AI-Technologie liegen pro Dokument deutlich niedriger als bei manueller Verarbeitung oder herkömmlichen OCR-Technologien. Dieses vielversprechende Ergebnis ermöglicht eine Skalierung der Lösung, um weitere Lieferanten, Auftragsbestätigungen und Systeme zu integrieren.“

Die Umsetzung
Alle Auftragsbestätigungen wurden zentralisiert und an ein zentrales Postfach weitergeleitet. Ein Software-Roboter verarbeitet dann alle eingehenden E-Mails. In einem weiteren Schritt übergibt er die Auftragsbestätigungsdokumente an Generative AI, um alle relevanten Daten zu extrahieren. Anschließend vergleicht der Bot die extrahierten Daten mit den entsprechenden Bestelldaten aus dem ERP-System. Werden dabei bei Abweichungen bestimmte Schwellwerte überschritten, ist eine Benutzerinteraktion notwendig. Ansonsten wird der AB-Prozess vollautomatisiert verarbeitet.

Wir haben uns bewusst für den Einsatz von Generative AI anstelle klassischer KI entschieden, weil dadurch allen Arten von Auftragsbestätigungsdokumenten mit einem hohen Automatisierungsgrad verarbeitet werden können.

In enger Zusammenarbeit mit dem Einkaufsteam haben wir zudem sichergestellt, dass die entwickelte Automatisierung alle notwendigen Anforderungen erfüllt und die täglichen Abläufe optimal unterstützt.

Die Automatisierung ist seit mehreren Monaten live und unterstützt AGRANA erfolgreich. Gemeinsam planen wir, die Funktionalität weiter auszubauen, neue Features hinzuzufügen und die Lösung auch in anderen Abteilungen des Unternehmens einzusetzen.