Die Kreditorenbuchhaltung unseres Kunden aus der Konsumgüterbranche steht jeden Monat vor der Herausforderung, Tausende von Rechnungen zu bearbeiten. Ein Großteil dieser Rechnungen können durch ein bereits vorhandenes System automatisch verarbeitet werden. Leider sind nicht alle Lieferanten mit diesem kompatibel, sodass ca. 1000 Rechnungen pro Monat manuell verarbeitet werden müssen.

Das entsprechende Team bewerkstelligte dies, indem es die Rechnungen lokal speichert alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, etc. im ERP manuell erfasst, die entsprechende Kostenstelle identifiziert und die Rechnung an den entsprechenden Genehmiger weiterleitet.

Unser Lösungsansatz basiert auf einer Kombination aus Agentic AI und RPA. Der KI-Agent ist das „Gehirn“ der Lösung, da er alle relevanten Rechnungsinformationen ausliest sowie die Kostenstelle und den Genehmiger identifiziert. Der Software-Roboter überträgt anschließend die extrahierten Daten und das Dokument in das ERP.

Der eingesetzte Agent ist zudem in der Lage die richtigen Entscheidungen zu treffen, wenn beispielsweise die Warehouse-Adresse fehlt, um diese eigenständig, auf Basis des Rechnungskontexts zu finden.

Nun können alle Rechnungen zu 100% automatisch verarbeitet werden, auch wenn Informationen darauf fehlen.

Ein in den Prozess integriertes Power BI Analytics Dashboard identifiziert Lücken in den Stammdaten und hilft mit die Datenqualität zu verbessern.